Заявки на тендер подаются в установленном порядке

На территории РФ госзакупки все чаще проводятся в формате тендера и, несмотря на трудности с оформлением заявок и отдельные негативные моменты, проходят вполне успешно.

Оформление заявки на участие в тендерных торгах

Заявления об участии в конкурсном отборе должны быть оформлены в соответствии с требованиями тендера и переданы на рассмотрение стороне заказчика - организаторам торгов. В случае несоблюдения сроков подачи документов на участие в конкурсе такое заявление будет отклонено, за редкими исключениями.

В отдельных случаях организаторы могут запросить копии, кроме оригиналов заявления, что обеспечит дополнительную защиту сохранности документов. А в процессе рассмотрения заявки копии документов смогут одновременно изучить несколько представителей конкурсной комиссии.

Обратите внимание, что для заявителей утверждено 2 стандарта упаковки копий документации в конверты для участия в конкурсном отборе:

• копии могут быть отправлены в одном письме с оригиналом;
• дополнительные экземпляры документов можно запечатать и выслать в отдельном конверте, обязательно указав об этом в регистрационном журнале и сделав специальное уточнение в расписке.

Чаще всего бумаги участников тендерных торгов упаковывают в обыкновенные почтовые конверты, оформляя их в соответствии с образцом, и заклеивают. Упаковку документации регистрируют в специальном журнале, передают представителю для доставки. После доставки пакета документов сотрудник должен получить расписку от представителя организаторов тендера, фиксирующую получение заявки.

Организацию тендерных торгов обычно поручают опытным специалистам, которые работают над тем, чтобы все мероприятия соответствовали установленным правилам. Согласно таким правилам все участники электронных торгов должны иметь криптографическую цифровую подпись или ЭЦП.

Подача заявлений участников тендера

Процесс регистрации заявок на участие в электронных торгах (подача и прием документов) предполагает действие 2 человек:

• уполномоченного представителя стороны организаторов или члена конкурсного комитета;
• представителя заявителя (поставщика), который вручает бумаги организаторам в офисе оргкомитета тендера.

Эта процедура предельно проста. Заявитель или его уполномоченный направляется в офис организации, проводящей тендер. Представитель тендерной комиссии или организатор сверяет, оформлен ли конверт с документами в соответствии со всеми требованиями.

При обнаружении недочетов в упаковке (незапечатанный конверт) или заполнении информации на конверте, организатор имеет право отказать в принятии заявки. Уведомив о причинах отклонения заявителя, организатор может пояснить, каким образом исправить ошибки в оформлении и пройти процедуру успешно.

Иногда случается так, что внести правки невозможно, например, если заявление с пакетом документов было отправлено почтой или подается в конце срока регистрации. Тогда представитель тендерного оргкомитета обязан уведомить сторону заявителя об отклонении заявки, сделав пометку в расписке. Также произошедшее фиксируется в регистрационном журнале.

Если в оформлении заявки нарушений не было обнаружено - она принимается к рассмотрению организаторами, а представителю участника необходимо заверить упаковку своей подписью. Кроме подписи, на конверт наносится дата передачи и полное наименование компании поставщика.

Представитель тендерной комиссии ставит свои отметки на конверте:

• о том, что заявка принята на рассмотрение;
• дату и время получения документов;
• ФИО;
• подпись.

Только после нанесения на конверт всех данных, производится запись в журнал и потенциальному участнику торгов выдается расписка.

Такая многоэтапная процедура предназначена для минимизации конфликтных ситуаций между сторонами заказчика торгов и претендентами.

Проконсультироваться по всем возникшим у Вас вопросам, а также заказать необходимую услугу можно:

по телефону: +7 (4822) 666-266;

в офисе по адресу: г. Тверь, пр-т Чайковского 27/32, оф. 304.